Consigli per la comunicazione da remoto in azienda
La tecnologia per l'ufficio è il tuo alleato nell’affrontare un mondo che cambia. Ci troviamo in una fase di profonda trasformazione del mondo del lavoro, un'epoca in cui le vecchie regole e strutture vengono messe in discussione e nuovi modelli emergono. Un cambiamento significativo è rappresentato dalla crescente diffusione di forme di lavoro ibrido e orari flessibili. In molti settori, le rigide linee temporali e geografiche che una volta definivano il luogo e il tempo di lavoro sono state sfumate. Questo fenomeno, accelerato dalla pandemia di COVID-19, ha imposto un ripensamento delle modalità di lavoro e della loro gestione, aprendo nuove prospettive e sfide.
Affrontiamo oggi un argomento che probabilmente tocca moltissimi di noi: la comunicazione aziendale da remoto. In questo mondo sempre più digitale, le forme di lavoro ibrido e gli orari flessibili sono all'ordine del giorno.
Tuttavia, la comunicazione tra e con i gruppi di lavoro rimane ancora un elemento fondante della nostra attività lavorativa. Ecco perché è importante fare un passo avanti e capire come navigare in queste acque in continua evoluzione.
La comunicazione efficace è una delle competenze capaci di creare le condizioni per l'espressione del potenziale, sia personale che professionale, e per l'incremento della produttività lavorativa. Che tu stia lavorando in ufficio, da casa, o in un mix dei due, avrai bisogno di strumenti e competenze che ti permettano di superare le sfide generate dalla distanza. E qui entra in gioco la tecnologia per l'ufficio.
Hai mai pensato a quante volte invii una e-mail e poi ti ritrovi a pensare: "E se il mio messaggio non venisse del tutto capito?". Beh… Sappi che talvolta potrebbe addirittura essere interpretato al contrario rispetto al tuo intento…
In mancanza di altre forme di comunicazione non verbale (espressioni facciali, linguaggio del corpo, contatto visivo, gestione dello spazio personale, contatto fisico, intonazioni ed espressioni vocali, …) è assai facile non riuscire a trasferire compiutamente un pensiero, un’osservazione, un suggerimento. E, di conseguenza, generare - senza volerlo - tensioni e conflitti che inevitabilmente incidono sul clima aziendale, sul coinvolgimento delle persone e sulla loro produttività.
Nel lavoro da remoto, ci sono tre tipi di distanze: fisica, operativa e relazionale. La distanza fisica è definita dai luoghi e dagli orari che lo smart working ha reso flessibili e liquidi. La distanza operativa è definita dalle dimensioni del gruppo di lavoro, dai livelli di esperienza e dalla diversità di competenze che i vari componenti del gruppo possono avere (o non avere). Infine, la distanza relazionale è definita dal disallineamento rispetto ad una collaborazione, per così dire tradizionale, fatta da rapporti personali tra colleghi.
La buona notizia è che la tecnologia per l'ufficio può aiutarci a ridurre queste distanze. La domanda diventa: come si può, in ambienti di lavoro “liquidi”, rendere la comunicazione aziendale più efficace?
Un primo passo è stabilire delle norme. Ad esempio, potresti aggiungere delle sigle alle e-mail che non richiedono una risposta oppure a quelle a cui è necessario dare riscontro entro un tempo stabilito. In questo modo, si riduce la necessità di quei fastidiosi follow-up, come la telefonata o il messaggio in chat per chiedere se i colleghi abbiano ricevuto la nostra e-mail.
Altro punto importante è concordare il canale di comunicazione. La chat potrebbe essere utilizzata per le comunicazioni urgenti che riguardano tutto il gruppo, le e-mail per quelle importanti, e i messaggi WhatsApp one to one per quelle più informali. Questo aiuta a evitare confusioni e a garantire che il messaggio giusto arrivi alla persona giusta nel momento giusto.
Anche la comunicazione dei tuoi orari di disconnessione è importante. Se ci sono momenti in cui non sei disponibile, è bene informare tutti, in modo da evitare malintesi o imbarazzi. Anche qui, la tecnologia per l'ufficio può venirti in aiuto, permettendoti di impostare risposte automatiche o segnali di "non disponibile".
Una comunicazione efficace non significa necessariamente essere concisi al punto da lasciare spazio a possibili fraintendimenti. Anche se stai cercando di mantenere le tue e-mail o i tuoi messaggi in chat brevi, assicurati che siano chiari e comprensibili. Ricorda, la chiarezza è la chiave per costruire un rapporto di fiducia.
Infine, non possiamo dimenticare l'importanza dei momenti di interazione. Specialmente quando lavoriamo da remoto. Creare spazi per la socializzazione e la collaborazione può aiutare a costruire un senso di comunità e a promuovere la fiducia all'interno della squadra.
Ci sono molte piattaforme disponibili che offrono spazi virtuali per la collaborazione e l'interazione. Questi possono variare da chat di gruppo, a videoconferenze, a piattaforme di collaborazione sul progetto.
E non dimenticare le occasioni informali, come i coffee break virtuali o i pranzi di squadra virtuali. Questi momenti, anche se possono sembrare dei surrogati di rapporti umani reali, sono fondamentali per mantenere la connessione con i colleghi e per creare un ambiente di lavoro sano e produttivo.
Ricorda, l'obiettivo finale non è solo sfruttare la tecnologia per l'ufficio per fare il lavoro, ma utilizzarla per costruire un ambiente di lavoro positivo e sostenibile, indipendentemente da dove ti trovi.
Allora, perché non provare ad organizzare un coffee break virtuale la prossima settimana? O magari un brainstorming di gruppo su una nuova piattaforma di collaborazione?
Ricorda che la comunicazione è la chiave per un ambiente di lavoro produttivo e armonioso. E la tecnologia per l'ufficio è qui per aiutarti a raggiungere proprio questo obiettivo.
In Wacebo possiamo aiutare le aziende a organizzare il lavoro dei loro dipendenti e collaboratori con tecnologie per l’ufficio all’avanguardia volte a massimizzare l’efficienza e il comfort dei collaboratori e quindi a stimolare produttività e creatività.
